Переводити в цифровий формат трудову книжку в Україні не обов’язково — Пенсійний фонд прийме також і паперовий документ. Але якщо ваш досвід роботи накопичений до 2000 року, експерти рекомендують не затягувати.
Трудова книжка / фото ілюстративне / © segodnya.ua
В Україні процес переведення трудової книжки в цифровий вигляд не є обов’язковою процедурою, оскільки при призначенні пенсійних виплат Пенсійний фонд бере до уваги стаж і без електронного варіанту документа. Однак громадянам, у яких є напрацьовані роки до 2000 року, фахівці радять внести дані в систему заздалегідь.
Це допоможе уникнути можливих проблем із перевіркою інформації та дозволить запобігти затримкам у майбутньому. Про це повідомив голова правління ПФУ з питань цифровізації Олександр Малецький, повідомляє OBOZ.ua.
Чи потрібно переводити в цифровий формат трудові книжки
Починаючи з 2021 року, основні відомості про трудову діяльність громадян України надає електронний Реєстр застрахованих осіб, адмініструванням якого займається Пенсійний фонд.
Саме на основі цих цифрових даних сьогодні обчислюються та призначаються виплати. Хоча паперові трудові книжки продовжують використовуватись, їх роль змінилася: зараз вони мають додатковий характер і лише повторюють записи, які вже є в єдиній базі.
Однією з головних причин переходу на електронний вигляд стала якість даних. У паперових документах протягом багатьох років часто збиралися неточності, помилкові записи або неповні відомості через різні вимоги до заповнення. Сьогодні інформація про роботу надходить разом із офіційними звітами компаній і проходить автоматичну перевірку.
Такий підхід дозволяє уникнути помилок у назвах організацій, точно реєструвати строки працевлаштування та правильно розраховувати страховий стаж. Завдяки цьому система стає більш прозорою, що значно полегшує взаємодію з державою для кожного громадянина.
Кому в Україні слід перевести в цифровий формат трудову книжку
Однак електронний реєстр накопичує відомості лише приблизно з 2000 року. Дані про професійну діяльність за попередні десятиліття не потрапили до цифрової бази автоматично. Через це виникла необхідність у оцифруванні паперових документів, щоб належним чином перенести дані за 80-ті та 90-ті роки до електронної системи.
Без проведення цієї процедури певні періоди роботи можуть не відображатися в реєстрі до моменту виходу на пенсію. Разом з тим, закон не встановлює суворих вимог чи санкцій за відсутність електронної копії трудової книжки.
Пенсійний фонд прийме паперові документи безпосередньо під час подання заяви на призначення виплат. У такому випадку стаж перевірять і внесуть до бази вже на етапі оформлення пенсії.
Проте варто враховувати практичний аспект: відсутність попереднього переведення в цифровий вигляд може уповільнити процес, оскільки фахівцям знадобиться додатковий час на перевірку записів. Саме тому експерти радять не відкладати цю процедуру в деяких ситуаціях:
-
якщо у вас великий трудовий стаж до 2000 року;
-
якщо є помилки або неточності в записах;
-
якщо частина документів загублена;
-
якщо ви плануєте вихід на пенсію найближчим часом.
У таких випадках краще заздалегідь все перевірити та внести, щоб потім не було зволікань і зайвої бюрократії. Враховуючи умови війни, влада розглядає продовження перехідного періоду для цифровізації документів.
Україна переходить на електронні трудові книжки — що відомо
Нагадаємо, до 10 червня 2026 року в Україні триває перехідний етап для перенесення даних із паперових трудових книжок у цифровий формат. У Пенсійному фонді застерігають: будь-яка помилка в ПІБ, даті народження чи відсутність печатки може коштувати майбутньому пенсіонеру частини стажу.
Також відсутність у трудовій книжці запису про навчання до 2004 року — не привід втрачати частину стажу, але важлива причина перевірити свої документи вже зараз. Оскільки цифрові реєстри того часу не велися, Пенсійний фонд потребує підтвердження періодів денної форми навчання за допомогою дипломів або архівних витягів.